Procrastinatie: snelle kicks vs. langetermijninvesteringen

Het is een wonderlijk fenomeen: procrastinatie, oftewel uitstelgedrag. Het is iets dat sterker is dan onszelf en dat we maar moeilijk kunnen beteugelen. "Niet doen wat je vindt dat je zou moeten doen", is de kernachtige definitie die James Surowiecki geeft in zijn mooie artikel 'Later. What does procrastination tell us about ourselves?' in The New Yorker van 11 oktober 2010.

Surowiecki legt in het artikel de vinger op de zere plek. We leven in een tijd vol verleidelijke mogelijkheden om onze behoeften snel te bevredigen. Van het alom aanwezige entertainment tot de snack, van hapklare brokjes informatie tot een van alle gemakken voorziene 'all inclusive' vakantie. Al die keuzes geven een groot gevoel van vrijheid.

Mooi, maar er is een addertje onder het gras. We vinden eigenlijk dat we ook dingen moeten doen die we beschouwen als investering voor een beloning op langere termijn: gezond eten voor een langer, gezond leven, studeren voor een leukere baan of eerst dat lastige klusje afwerken voor je werk, zodat je aan die veelbelovende volgende taak kunt beginnen. Het zijn allemaal dingen waar we ons bewust toe moeten zetten. En soms lukt dat niet. Surowiecki haalt in zijn artikel een onderzoek aan waaruit blijkt dat problemen rond uitstelgedrag verviervoudigd (!) zijn tussen 1978 en 2002.

Uiteindelijk ervaren we dus dat de vrijheid van snelle kicks ons de regie ontneemt over onze keuzevrijheid. Wat een paradox!

We zoeken oplossingen vooral buiten onszelf, vervolgt Surowiecki. Je kunt een afspraak met jezelf maken in je gedachten, maar die heeft kennelijk nauwelijks 'rechtsgeldigheid'. Door de dingen op te schrijven en te plannen, of zelfs de hulp in te schakelen van anderen (een deadline, een contract), proberen we vat te krijgen op ons uitstelgedrag. Het helpt ook de beoogde taak in gemakkelijker haalbare stukjes te hakken. Surowiecki verwijst wat dit betreft naar David Allen's ideeën over 'Getting Things Done'.

Tot slot: procrastinatie biedt ons nog een uitdaging. Soms stel je dingen gewoon uit omdat je 'deep down' vindt dat je ze eigenlijk niet zou moeten doen. De kunst is, zegt Surowiecki, om te ontdekken waarom je de dingen uitstelt. Is dat omdat je ze zinloos vindt, of omdat je eerst die snelle kick wil ervaren?

Nadenken over wat je écht belangrijk vindt om te doen, kost tijd. Die tijd moet je nemen. En dat is dan meteen ook mijn persoonlijke uitdaging. Want wat is het toch leuk al je tijd op te vullen met mail, tweets, websites, filmpjes, discussies en al die snelle kicks die het internet biedt. Zeker als je daardoor dingen ontdekt die je écht belangrijk vindt, zoals een goed artikel over procrastinatie...

Print selectie op de Mac

Het is veel, maar niet allemaal rozengeur en maneschijn als je op een Apple werkt. Zo kun je niet - in tegenstelling tot bij Internet Explorer voor Windows - een stukje tekst op een website selecteren om vervolgens direct alleen dat gedeelte als platte tekst af te drukken.

Tot voor kort loste ik dat op door het betreffende gedeelte eerst te kopiëren, om het daarna in een tekstverwerker te plakken en dan op 'appeltje-P' te drukken. Erg omslachtig.

Deze oplossing werkt iets sneller:
- Laat het standaard Mac-programma 'Plaknotities' automatisch opstarten, als je de machine aanzet (rechtermuisknop op het icoon, kies 'Open na inloggen').
- Maak een kleine notitie aan die je in een hoek van je scherm plaatst (en daar laat staan).
- Als je nu een tekst selecteert in je browser, sleep je hem naar de notitie. Klik op de notitie om Plaknotities te activeren.
- Vervolgens druk je op 'appeltje-P' en je tekstfragment wordt direct afgedrukt.

Een nog snellere oplossing? Laat het even weten...

10 anti-afleidingsmanoeuvres

Werken gaat sneller, beter en dus prettiger als je geconcentreerd door kunt pruttelen. Na elke afleiding, hoe onbenullig die ook lijkt, heb je immers weer even tijd nodig om het denkspoor op te pakken waarlangs je zo productief aan het doorstappen was. Hoe zorg je voor opperste concentratie? Tien in de praktijk getest en effectief gebleken anti-afleidingsmanoeuvres.



1. Neem voldoende tijd om een karwei af te maken of een substantieel deel ervan. Blokkeer deze tijd in je agenda. Die is niet alleen voor afspraken. Ken de momenten van de dag waarop je je het best kunt concentreren en maak daar optimaal gebruik van.
2. Formuleer een duidelijk en haalbaar doel. Wat wil je gedaan hebben aan het eind van het vastgelegde tijdsblok?
3. Zorg ervoor dat alle benodigdheden binnen handbereik zijn. Niets zo vervelend als net lekker bezig zijn, om dan te moeten gaan zoeken naar een te knap opgeborgen document.
4. Zonder je af. Sluit de deur en hang er een niet-storen-kaartje op. Zoek een werkplek waar men je niet kent. Of zet een pruik op en een ander brilletje.
5. Snoer alle apparaten en applicaties de mond die met geluid de aandacht vragen. Zet je telefoon uit (trillen hoor je ook), sluit je e-mailprogramma af. Dompel hinderlijk achtergrondgeluid onder in aangenamere 'ruis' zoals klassieke muziek of bepaal zelf je nonstop ideale klankmix van regen, de zee, meeuwen of zacht repeterend getrommel op Soundsleeping.
6. Ruim je kantoor op en maak je bureau of werkblad leeg. Ooghoeken zijn nieuwsgierige aagjes. Ze speuren ook continu je digitale bureaublad af. Sluit daarom alle programma's af die je niet nodig hebt. Het gratis programma Isolator voor de Mac helpt door alles behalve het actieve venster in zwart te hullen.
7. Voorkom fysieke afleidingen. Een goede houding, een aangename temperatuur, voldoende gegeten en gedronken, prettig zittende kleding... dat doet deugd! Regelmatig sporten draagt bij aan een fijne balans tussen lichaam en geest. Een open deur? Zeker. Waarom denk je dat die open staat?
8. Wees matig met koffie. Het zwarte goedje lijkt wonderen te doen, maar kan ook stress veroorzaken. Een gejaagd gevoel leidt af.
9. Ontspan de spanningsboog van je karwei op de momenten die jij kiest (en niet iemand die je belt over een 'interessant aanbod in verband met uw stroomrekening'). Loop even naar buiten, haal diep adem, doe wat rekoefeningen.
10. Herken bijtijds de man met het hekje (#). Hij is de kenniswerkersvariant op de man met de hamer en komt je vertellen dat je niet meer verder kunt. Erg frustrerend en dus afleidend. Tactische tip: op tijd stoppen en je werk laten rusten in de wetenschap dat het later wel weer goed komt.

Met dank aan Mark McGuinness ('Time Management for Creative People').

Nog meer productiviteit met Gmail

Een nieuw projectje: Productivity with Gmail. Een eenvoudige Engelstalige weblog waar ik tips en trucs verzamel om nog meer uit Gmail te halen dan er op het eerste oog al in zit. Onder andere een tip om een te doen-lijstje te maken.

Houvast in de dossierkast

Hoe meer verschillende projecten je onderhanden hebt, hoe lastiger het wordt snel de juiste papieren terug te vinden als je ze nodig hebt. Ik werk met kunststof L-mappen, waarin ik per project de papieren bewaar. Om daar niet teveel 'ruis' tussen te hebben, vandaag maar eens drie oude ideeën opgepakt...

De agendamap
Hierin bewaar ik op volgorde van datum - eerstvolgende bovenop - afdrukjes die ik op een specifieke dag nodig heb. Denk aan achtergrondinformatie voor een interview, een programma van een bijeenkomst enzovoort. Het gaat om materiaal dat ik niet eerder dan de avond of ochtend van tevoren nodig heb om de activiteit voor te bereiden. Deze stukken blijven hierdoor uit het stapeltje met mapjes van projecten waarmee ik daadwerkelijk mee bezig ben.

De leesmap
Hierin verzamel ik kopietjes en afdrukjes van interessante artikelen die niet direct leesprioriteit hebben. Als de zon lekker schijnt of de kachel lekker brandt, pak ik de map er nu en dan eens bij om wat bij te lezen.

De projectideeënmap
Knipsels, een folder of wat uitgewerkte aantekeningen gaan in een map, gesorteerd op thema, doel of opdrachtgever. Zo heb ik voor mijn journalistieke werk altijd wel wat materiaal achter de hand rond onderwerpen die niet aan de actualiteit gebonden zijn, maar prima zijn voor de beruchte periode waarin de komkommers in de groei zijn.

Elke dag eindigen met een lege inbox

Afgelopen vrijdag verzorgde ik een korte workshop rond de vraag 'hoe overleef ik mijn e-mail?' Ik introduceerde er onder andere de methode van de vijf pictogrammen die je helpen om te beslissen wat je met een binnenkomend bericht doet.

Doel van de methode is te ondersteunen bij het direct beslissen wat je met een binnengekomen bericht doet (en dus niet twijfelen, een bericht sluiten, later nog eens openen enzovoort).

De vijf pictogrammen uit het filmpje zijn als afdrukbare afbeelding beschikbaar.

De tien grootste vijanden voor productiviteit

De werkende mens wil produceren, en wel zo efficiënt mogelijk. Maar er liggen talloze vijanden op de loer. Ze wachten geduldig om toe te slaan als we aan het werk willen. Onder het motto 'ken je vijanden en versla ze' zet ik ze hier maar eens op een rijtje. En ja, ik heb ze allemaal bevochten, maar nog niet allemaal definitief verslagen...

1. Afleiding. Telefoon, collegae die van je expertise of je nietmachine gebruik willen maken, bliepende e-mail-notificaties, een boormachine in een belendende kamer. Snoer ze allemaal de mond, sluit je geest voor ze af en zoek de rust op.
2. Procrastinatie. Je stelt tot overmorgen uit, wat je vandaag al kunt doen. Want vandaag biedt zulke leuke dingen en de deadline is nog ver. Begin nou gewoon eens.
3. Vermoeidheid. Een accu die je niet voldoende oplaadt, levert minder spanning. Simpel, toch? Voldoende slapen en ontspannen en gezond eten is de boodschap. Maar dat wist je al.
4. Verveling. Je gaapt van wat je doet, vaart op een stroompje van kabbelende routine. Stop daar onmiddelijk mee. Zoek de uitdaging in je klussen. De laagste prijs, de meeste klanten, je mooiste prestatie ooit!
5. Geen deadline hebben. Het is je droomproject. Dit gaat het helemaal worden. Maar wanneer komt het ervan? Het is jouw ding, dus niemand vraagt hoe het ermee staat. Stel jezelf een deadline of doe aan anderen beloften over de oplevering van je project.
6. Geen verantwoordelijkheid hebben. Vage afspraken over wie wat doet en hoe het eruit moet zien. Zou jij dan zo'n beetje zus-en-zo willen doen en dat binnenkort ergens willen inleveren, als het uitkomt? Zorg voor helderheid: wat is mijn taak, wat zijn de eisen en wanneer moet het klaar zijn.
7. Rommel. Je hoofd, je agenda, je bureau... het is allemaal een zootje. Ruim die troep nou eens op.
8. Iedereen willen 'pleasen'. Ja maar, wat zou Henk ervan vinden? En ik wil ook rekening houden met de gevoelens van Linda. Oh, zal ik het dan zo inkleden dat Vincent... Doe het op jouw manier en ben bereid die te helder en overtuigend verdedigen.
9. De verkeerde technologie. Een vergadering plannen met acht drukbezette mensen via e-mail. Een folder opmaken in Microsoft Word. Je agenda bijhouden op een mobieltje. Voor bijna alle werkgerelateerde activiteiten is er tegenwoordig een goede technologie beschikbaar. Kies met verstand of laat je adviseren.
10. Geen plezier. Is het nog geen vijf uur? Hoe lang moet jij nog? Wat heb jij erop? Komen die vragen uit jouw mond, dan zit je toch echt op de verkeerde stoel. Sta op en gooi een emmer koud water in het gezicht van je passie! Lol in je werk geeft een heuse 'boost' aan je productiviteit. Volledig 'in flow' breng je elke klus in een vloeiende beweging tot een groots einde.

Wat zijn jouw grootste vijanden als het gaat om je productiviteit?

Tip voor verder lezen....

Een artikel schrijven in tien stappen

Een artikel schrijven, een rapport, een nota... Veel mensen zien er als een berg tegenop. Als je die berg wilt of moet beklimmen zit er maar één ding op: stevige schoenen aantrekken, diep inademen en gewoon beginnen met een eerste stap. Een routebeschrijving erbij? Dat kan.

1. De stap van denken naar schrijven is groot. Bouw een tussenstap in door een mindmap te maken van de elementen die in je verhaal moeten komen en hun onderlinge samenhang. Kies rake trefwoorden.
2. Formuleer de centrale vraag waarop het artikel antwoord gaat geven. Ofwel: wat wil je - in één zin geformuleerd - vertellen?
3. Bestudeer je (virtuele) lezer: voorkennis, belevingswereld, leeftijd, belangstelling... alles telt.
4. Begin. Schrijf op wat in je opkomt. Dan heb je alvast de klei; boetseren komt later wel.
5. Tijd voor het knip-en-plak-werk: groepeer de zinnen die qua thema bij elkaar horen. Maak er een alinea van en kies daar een pakkend woord uit als (voorlopig) tussenkopje.
6. Ronde 1 van het boetseerwerk: maak je zinnen vlotter, haal de fouten eruit en knip te lange zinnen in twee (of drie) stukken. En: kill your darlings! Een zin met de stijl en allure van Bomans, Van Kooten of Elsschot, maar die geen bijdrage levert aan het beantwoorden van je centrale vraag? Behandel hem - voor een vlekkeloos resultaat - met Ctrl-X.
7. Schrijf het intro en de kop alsof het een advertentie voor je tekst is. In dikke letters en iets meer woorden staat er: 'Lees mij!'
8. Stuur nu iedereen weg en doe de deur dicht. Of zoek een rustig, afgelegen plekje op.
9. Ronde 2 van het boetseerwerk: lees nu je tekst hardop voor. Nee, je hoeft je niet te schamen. Je hebt immers tip 8 opgevolgd. Toch? Vergeten woorden, kromme zinnen, een storende herhaling van steeds hetzelfde woord... luisterend naar je eigen stem, haal je ze er allemaal moeiteloos uit. Voor de spelfouten gebruik je je interne spellingcontrole én die van je tekstverwerker. Twee weten meer dan één en bedrijfsblindheid voor zelfgemaakte taalbloopers is zelfs onder de 'beroeps' berucht.
10. Print je artikel uit. Glas wijn, goed slapen, stevig ontbijt. Lees het verhaal na dat halve etmaal nog eens door en je frisse blik betrapt je op de laatste foutjes. Een verstandig persoon in huis of in je netwerk? Laat hem of haar meelezen en vraag om meedogenloze feedback.

Tips voor verder lezen...