Reminders sturen voor invullen Google formulier

Naar aanleiding van een blog van Willem Karssenberg de vraag opgelost hoe je automatisch een lijst kunt genereren van mensen (namen, e-mailadressen) die nog niet gereageerd hebben op je vraag een Google-formulier in te vullen.

Je hebt hiervoor de volgende formules nodig:

kolommen vergelijken:
=query(arrayformula(iferror(if(match(A2:A;E2:E;0)>0;"");A2:A));"select Col1 where Col1<>'' order by Col1")

data inlezen van ander spreadsheet:
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/...."; "Tabblad!B2:B"):

Een mooi staaltje co-creatie: de blog van Willem zorgde voor het idee, een blogger hielp me aan de formule voor het vergelijken van kolommen en toen een en ander niet bleek te werken, heeft Willem nog even live meegekeken. Hij zag dat ik een aantal spaties had staan bij namen in de lijst die niet bij de namen in het formulier stonden. Tja, als het niet exact matcht, werkt het niet.

Digitaal leerlingenportfolio in Google-omgeving

Steeds meer scholen, zeker ook in het basisonderwijs, stappen over op of starten met het werken met Chromebooks en de G Suite for Education, het totaalpakket van Google voor het onderwijs. Ongeveer een maand geleden ontstond het idee eens uit te zoeken of het mogelijk is een leerlingenportfolio op te bouwen in dit pakket. Dat zou namelijk heel wat voordelen kunnen hebben:

• Je hoeft als school niet meer apart te investeren in een digitale portfolio-omgeving.
• Je kunt alles wat er gedaan en gemaakt wordt in de Drive gebruiken als bron.
• Aanpassingen worden realtime verwerkt.
• Tot op elementniveau is beheer en toegang te regelen (bijv. biografie voor iedereen te zien, rapportcijfers alleen voor leerkrachten, leerling en ouders).
• Veel mogelijkheden tot maatwerk, ook na oplevering. Je kunt de opzet zelf blijven aanpassen. Er is wat technische kennis voor nodig, maar dat is geen 'rocket science'.
• Geen 'lock in'-effect: bij vertrek van de school zijn alle data relatief gemakkelijk mee te nemen.

Nadelen zijn er ook:

• Je kunt niet in een keer op basis van een sjabloon portfolio's aanmaken voor meerdere leerlingen. Dat betekent: veel handwerk. Of je moet de leerlingen zelf een site laten aanmaken op basis van een heldere instructie. 

Afgelopen weken werkte ik een voorbeeld uit, dat ik in onderstaande video toelicht:

Belangrijk blijft: ook een leerlingenportfolio is geen doel, maar een middel. Een doel kan zijn om te benadrukken dat leren meer is dan cijfers halen of om ouders een breder beeld te geven van de ontwikkeling van hun kind.

Ik kom graag in contact met scholen die ondersteund willen worden bij het ontwikkelen van een leerlingenportfolio op maat in de Google-omgeving. Laat van je horen op ernomijland@innofun.nl.

Je eigen Business Information dashboard met Google

Je ziet ze steeds vaker: digitale dashboards met diagrammen en metertjes die complexe data uit een databank of spreadsheet vertalen naar eenvoudig te begrijpen visuele informatie. Inzicht in je Business Information (BI) is gereedschap dat helpt in het (bij)sturen en beslissingen maken. Nuttig.

Getriggerd door een demonstratie van een BI Dashboard vroeg ik me af: zou ik zelf gemakkelijk zo'n dashboard kunnen bouwen met producten van Google? Enerzijds gewoon omdat het kan, anderzijds om vervolgens de vertaalslag te maken naar wat al die leraren en scholen die gebruik maken van de G Suite for Education hiermee zouden kunnen.

Het bleek verrassend simpel. Met Google spreadsheets en Google Sites maakte ik in een half uurtje een eenvoudig dashboard dat automatisch wordt ververst vanuit de data in een spreadsheet.

Stap 1: het spreadsheet
Ik ben begonnen met een eenvoudig spreadsheet waarin ik mijn hardloopkilometers bijhoud, op dit moment gekoppeld aan het doel 2017 kilometer te lopen in 2017.

Stap 2: maak een diagram
Na het selecteren van een groepje cellen (bijvoorbeeld met de gelopen afstanden per maand) kun je van de data een diagram maken. Je krijgt een suggestie voor een vorm (bijvoorbeeld een staafdiagram). Vervolgens doe je zelf de finetuning, zoals kleur, titel van het diagram en al dan niet vertonen van de onderliggende waarden. Publiceer het diagram (tenzij je je dashboard alleen zelf wilt kunnen zien op basis van je inlog in Google). Standaard staat er een vinkje voor 'Automatisch opnieuw publiceren na wijzigingen'. Laat dit staan.

Stap 3: een website
Ga naar Google Sites en maak een nieuwe website aan. Kies in het menu rechts onder Invoegen voor 'Diagrammen'. Selecteer het spreadsheet waarin je het diagram hebt gemaakt. Zijn er meerdere diagrammen aanwezig in het spreadsheet, dan krijg je een keuzemogelijkheid. Het diagram verschijnt op de website, waarna je het kunt verplaatsen en vergroten/verkleinen. Voeg andere diagrammen toe tot je klaar bent. Dat kan ook uit andere spreadsheets. Je kiest zelf de samenstelling en vormgeving. Klaar: publiceer de site en onthoud het internetadres.

Oké. Nu naar de school en de leraar. Ik zie mogelijkheden. Zoals:

• een gepersonaliseerd dashboard per leerling met bijvoorbeeld scores voor toetsen en/of informatie uit zelfrapportages (ingevuld met een Google-formulier!)
• klassendashboard
• trends in het cijfermatige deel van je evaluaties
• ...

Nerdy naschrift

Ik werk met een Garmin horloge. Na het rennen koppel ik dit horloge aan de computer. Op Garmin Connect kan ik vervolgens het totaal aantal kilometers zien. Dit cijfer voerde ik aanvankelijk handmatig in in Google Spreadsheets.

Nu heb ik Garmin Connect gekoppeld aan Strava én een account op If This Then That (IFTTT). Hiermee kun je 'Als dit, dan dat'-regels maken die werken op verschillende online diensten. Zo kun je een regel aanmaken die data van alle trainingen op je Strava-account automatisch in een Google Spreadsheet plaatst. Een kolom in dat spreadsheet betreft dan de gelopen afstand.

Het idee ontstond dit Strava-spreadsheet automatisch uit te lezen en de kolom met afstanden voortaan automatisch in het bronbestand voor mijn dashboard in te lezen. Je gebruikt daarvoor de IMPORTRANGE-formule. Die leest een dataselectie uit een andere spreadsheet in.
Vervolgens zet ik er een formule op die de totale afstand berekent. Ik moet daarvoor wel het spreadsheet op 'Verenigd Koninkrijk' zetten, omdat de IFTTT-formule alleen getallen geeft met punten (Engelse notatie). Hier kun je niet mee rekenen in een spreadsheet dat op Nederlands staat ingesteld.

Samenvattend als resultaat: ik loop een stukje, synchroniseer de horloge en alle data - nu ook de totale afstand - worden direct bijgewerkt op mijn dashboard. Je zou het bijna lui kunnen noemen.

Werkvorm: slides verzamelen in Google Classroom

Een les. De leerlingen hebben een opdracht gekregen en moeten hier een tijdje aan werken, zelfstandig of in groepjes. Als leraar loop je rond, beantwoordt af en toe een vraag, stimuleert de leerlingen om verder te komen. Aan het einde van dit gedeelte van de les wil je dat de (groepjes) leerlingen kort aan de groep presenteren wat ze hebben gedaan, ontdekt, gemaakt enz. aan de hand van één slide.

Misschien denk je nu aan gedoe met USB-sticks, mailen van bijlagen, wisselen tussen presentaties enzovoort. Dat is niet meer van deze tijd. In Google Classroom kun je heel gemakkelijk slides verzamelen in één digitale presentatie. Doorloop daarvoor de volgende stappen:

1. Maak een Google-presentatie aan met een titelpagina, een pagina met instructies / afspraken en eventueel een voorbeeldslide.
2. Maak in Google Classroom een opdracht aan en koppel de presentatie hieraan via het Drive-icoon.
3. Kies voor de optie 'Leerlingen kunnen bestand bewerken'.
4. De leerlingen ontvangen de opdracht via hun Classroom-omgeving en openen de presentatie. Ze kunnen een nieuwe dia toevoegen. Eventueel doen ze dat door de voorbeelddia te dupliceren en deze te bewerken. Alle leerlingen kunnen tegelijkertijd in de presentatie werken en alles wat ze doen wordt 'real time' opgeslagen.
5. Als het tijd is voor de presentaties, laad je de presentatie in op het digibord. De slide die op het scherm verschijnt wordt toegelicht door de leerling of het groepje leerlingen.

Alternatief: heb je geen beschikking over Google Classroom, dan zou je deze aanpak ook met een digitaal prikbord kunnen doen waar je de leerlingen toegang toe geeft. Een prettig stuk gereedschap hiervoor is Padlet.

Ook in Powerpoint via Office 365 en Keynote via iCloud kun je synchroon samenwerken aan presentaties (dank aan Adriënne de Kock voor deze aanvulling).

Digitaal prikbord: Google Keep!

Als het gaat om (varianten op) digitale prikborden, zijn er volop goede, gratis toepassingen beschikbaar, zoals Padlet en Trello.

Een didactische toepassing is bijvoorbeeld om leerlingen met een tekst of foto te laten reageren op een vraag. Ze plaatsen die tekst of foto op een gezamenlijk digitaal prikbord, dat je laat zien op het digibord om vervolgens de input te bespreken.

Ik vroeg me af: kun je iets dergelijks ook organiseren in de Google-omgeving, met name als je werkt met de G Suite for Education?

De eerste gedachte was: maak een Google-presentatie aan en laat leerlingen op één slide hun input plaatsen. Kan, maar wordt snel rommelig. Er is een andere oplossing: Google Keep, het notities-prikbord uit de Google-familie. Hoe werkt het:

• De leraar stelt de vraag en geeft een zelfbedachte code, een unieke reeks letters en/of cijfers.
• Leerlingen beantwoorden de vraag met een post in hun eigen Keep-omgeving, voegen er de unieke code aan toe en delen het resultaat met hun leraar.
• De leraar voert in Keep de unieke code als zoekopdracht in.
• Op het digibord kunnen nu alle ingezonden items getoond worden om gezamenlijk te bespreken.

Voordeel: de leerlingen moeten ingelogd zijn, hun posts bevatten een pasfotootje. Geen anonieme bijdragen dus. Wel goed opletten als je in je Keep 'for your eyes only'-posts hebt staan. Jammer is dat je de posts niet kunt verschuiven om bijvoorbeeld te ordenen.

Nog even doen: als er een nieuwe Keep-notitie met je wordt gedeeld, krijg je een e-mailnotificatie. Je wilt waarschijnlijk geen stapels mail van al die leerlingen. Maak dus even een filter aan in GMail / Mail dat zegt dat deze mails weggegooid moeten worden. Gebruik als kenmerk: "bevat de tekst" en als tekst "heeft een notitie met je gedeeld".

Met dank aan Willem Karssenberg.

Google Drive: alles over bestanden delen

De Google-omgeving maakt het erg gemakkelijk om bestanden (of in een keer een hele map met bestanden) te delen met een of meer anderen. Zij hebben daarvoor wel een Google-account nodig. Voor het delen van bestanden met anderen is het belangrijk dat je de onderliggende principes begrijpt, anders heb je mogelijk al snel het gevoel dat je geen grip meer hebt op je bestand en waar het zich bevindt.

Bij het delen van bestanden is het belangrijk te weten dat:

• degene die het bestand heeft aangemaakt eigenaar blijft, tenzij je actief de rol van eigenaar doorgeeft;
• het oorspronkelijke bestand de enige en actuele versie is, tenzij er handmatig een kopie gemaakt wordt.

Delen van bestanden kan op twee manieren:

• via de knop 'Delen' rechtsboven in het scherm bij je tekstdocument, spreadsheet of presentatie
• in de Google Drive 'verkenner' via de rechtermuisknop op de titel of het icoon van het bestand

Je voert de namen of e-mailadressen in van degenen met wie je het bestand wilt delen: de bijdrager(s). Daarbij geef je een van deze rollen:

• de ander mag het document bewerken
• de ander mag het document van opmerkingen voorzien
• de ander mag het document alleen maar weergeven

De rol kan per persoon verschillen. Bij de bijdrager verschijnt het document in de map 'Gedeeld met mij'. De bijdrager kan het bestand in een eigen map plaatsen. Dit is dan nog steeds de enige versie met de maker als eigenaar. Verplaatsen in een map is alleen bedoeld om de vindbaarheid te vergroten.

Nadat je de ander hebt uitgenodigd kun je hem of haar ook eigenaar maken. Je bent dan zelf automatisch geen eigenaar meer, maar hebt een van bovenstaande drie rollen.

Je kunt de toegang tot het document voor de ander ook beperken tot een bepaalde periode, bijvoorbeeld 7 of 30 dagen. Dit kan nuttig zijn als je na een 'inspraakronde' zelf een definitieve versie wilt maken van een document.

Verder is er nog een optie 'Geavanceerd' (klik daarvoor op het woord). Hier kun je instellen of degene met wie je het document gedeeld hebt, het document op zijn of haar beurt weer verder mag delen of niet. Ook kun je nog wat beperkingen opleggen voor downloaden, afdrukken en een kopie maken. Dit zul je in de praktijk niet snel gebruiken.

Voor gedeelde mappen geldt: als je hierin een nieuw bestand aanmaakt, is dit automatisch voor dezelfde groep mensen beschikbaar onder dezelfde rechten.

Tot slot iets over het verwijderen van bestanden:

• Als de eigenaar een bestand weggooit, krijgt degene met wie het bestand gedeeld is een waarschuwing. Deze bijdrager kan nog een kopie maken om eventueel verder te kunnen met het bestand. Deze kopie krijgt dezelfde bestandsnaam met als toevoeging 'teruggezet'.
• Andersom: als de bijdrager het bestand weggooit ziet de eigenaar dat niet. Als eigenaar zie je dus nog steeds de naam van de ander in het lijstje staan. Wil je het bestand opnieuw delen met deze bijdrager, verwijder deze dan eerst uit de lijst van bijdragers en voeg hem of haar opnieuw toe.

Waar Google anders in is (of tot voor kort was)...

Dit schooljaar begeleid ik twee middelbare scholen bij de implementatie van de Google-omgeving op het niveau van de organisatie en didactiek van het onderwijs. Het gaat om scholen die hebben gekozen voor Chromebooks en Google Apps for Education, een pakket met toepassingen als een tekstverwerker, een elektronische leeromgeving, een agenda en e-mail.

Veel van betrokken medewerkers komen vanuit jarenlange ervaring met het Office-pakket van Microsoft, sommige zijn al bekend met het werken Office365.

Belangrijk om mee te beginnen in dergelijke trajecten, is om te kijken naar de fundamenteel andere keuzen en ideeën die in de Google-omgeving verwerkt zijn. Ik heb er tien op een rijtje gezet.

1. Vergeet de 'save' / 'opslaan'-functie. In alle applicaties wordt alles wat je doet continu opgeslagen in the cloud. Het idee is: gaat er wat mis met je computer, log in op een ander apparaat en werk verder vanaf de plek waar je gebleven was.
2. Deel wat je maakt met anderen en kies daarbij zelf het niveau:
1. maak je document voor iedereen zichtbaar (publiceren)
2. laat een of enkele mensen je document bekijken
3. laat een of enkele mensen je document van commentaar
4. laat een of enkele mensen je document mee bewerken
3. Vergeet het installeren van veiligheidsupdates en virusscanners. Bestanden (in de Drive, attachments in Gmail) worden altijd gescand met de meest actuele kennis over virussen, zonder dat je daar als gebruiker iets voor hoeft te doen.
4. Bepaal samen met andere gebruikers wat spam is. Je kunt er melding van maken als je een bericht in je e-mail als spam ervaart. Dat hoef je niet vaak te doen. Door de gezamenlijke inspanning van alle gebruikers, is het aantal spam-berichten dat de Inbox van Gmail haalt te verwaarlozen.
5. Gevorderdenfuncties zijn afwezig of wat meer verstopt. Daardoor heb je geen last van drukke werkbalken met functies die je toch nooit gebruikt.
6. Mappen zijn bij Google feitelijk geen mappen, maar labels of tags. Dat betekent dat je één bestand in meerdere mappen tegelijk kunt plaatsen (video). Als je het bestand aanpast, hoef je dat maar op één plek te doen. 
7. De uitgebreide Google-zoekfunctionaliteit (met opties) is in alle relevante applicaties beschikbaar. Zoeken gaat snel en zo specifiek gericht als je wilt.
8. De basisfunctionaliteit van de Google applicaties is uit te breiden met ‘add ons’, door derden gemaakte scripts die extra mogelijkheden bieden. Ook kun je werken met externe web based applicaties - zoals Draw.io voor het maken van flow charts - die het mogelijk maken online te werken en je bestanden rechtstreeks op te slaan in Google Drive.
9. Google integreert spraakherkenning in steeds meer toepassingen (zoals Documenten en Google Keep). Deze zin is bijvoorbeeld getypt met spraakherkenning. Aparte software is niet nodig.
10. Binnen de Google-omgeving is het redelijk gemakkelijk om informatie uit één bestand (bijvoorbeeld een spreadsheet) te importeren in een ander bestand (bijvoorbeeld een tekstdocument). Gevorderden kunnen zelfs 'live' data halen uit bronnen op het internet.

Natuurlijk heeft de Google-omgeving niet alleen maar voordelen en hebben gebruikers nog genoeg wensen voor verbetering van de gebruiksvriendelijkheid en nieuwe mogelijkheden. Het gaat erom de keuzes die Google maakt te begrijpen, voordat je je op de details stort.

Die keuzes vinden overigens vaak navolging bij andere producenten. Google was al in 2006 bezig met online tekstverwerking. De online tekstverwerker Word in Office365 volgde later. En nu komt Microsoft met Classroom. Google Classroom zag in 2014 het licht.

Uiteindelijk gaat het er natuurlijk vooral om hoe dit soort software de leraar kan ontzorgen en het leren kan verrijken. Daarover in een volgende blog meer... 

Waarom ik graag werk in de Google-omgeving

Ik werk al jaren met de applicaties van Google, zoals documenten en spreadsheets. De gebruiksvriendelijkheid is groot en ja, soms gaat dat ten koste van de geavanceerde mogelijkheden, zoals je die in het Microsoft Office-pakket vindt. De Google-omgeving is dan weer helemaal ingericht op (synchroon) samenwerken en het delen van bestanden en mappen.

Ronduit uitmuntend ten opzichte van andere diensten - het zal niet verrassen - is de zoekfunctionaliteit van Google. In mijn Gmail-archief vis ik in no time 5, 6 jaar geleden verstuurde of ontvangen mails terug door goede trefwoorden te gebruiken, aan te geven of er wel of niet een attachment bij de mail zit en in welke periode een bericht ongeveer is verstuurd of ontvangen. Ook in Google Drive is zoeken gemakkelijk en functioneel.

Waar de meeste software bestanden nog altijd ziet als fysieke documenten die maar in één kast tegelijk kunnen staan, kun je Google-bestanden in zoveel mappen tegelijk plaatsen als je wilt, waarbij het toch maar om één bestand, één versie gaat (video). In Gmail kan hetzelfde, maar dan heet het geen map, maar een label. Je geeft bijvoorbeeld een bericht of reeks berichten de labels 'administratie' en 'nog beantwoorden' en vindt ze dan onder beide labels gemakkelijk terug.

Momenteel ben ik trajecten aan het voorbereiden voor een tweetal scholen voor voortgezet onderwijs die met Chromebooks en de Google-omgeving gaan werken. Met de teams gaan we dit schooljaar de mogelijkheden verkennen om onderwijs te organiseren, inhouden en verwerkingsopdrachten te distribueren (met Google Classroom), samenwerken tussen leerlingen te bevorderen enzovoort.

Goed in Google

Hoe goed ben jij in Google? Doe de test met dit spel, waarin je aan de hand van twintig afbeeldingen moet raden welk zoekwoord gebruikt is. Het spel is Engelstalig. Klik op de afbeelding om te starten.



Aanbevolen door HaHa.

Slideshow van je foto's

Google gaat maar door met het presenteren van nieuwe features. Afgelopen week kon ik ineens Powerpoint-presentaties bekijken die als attachment in mijn GMail binnenkwamen, in de browser, zonder het bestand te hoeven downloaden.

Vandaag presenteert Google een nieuwe optie voor Picasaweb, de opslagdienst voor foto's die je bij je account krijgt: een inbouw-code, zoals we die kennen van diensten als YouTube. Kies een foto-album, kies 'Embed Slideshow', kopieer de code en plak hem bijvoorbeeld in een weblogbericht. Voorbeeld:



(Op dit moment is deze service alleen beschikbaar als je in de instellingen als taal Engels opgeeft.)

-l:^i l:^u

Vreemde titel, niet? Wat je boven dit bericht ziet staan is geen ASCII-art, geen emoticon voor 'verwarring', maar een zoekopdracht in Gmail die leidt naar alle berichten die niet in de inbox staan en die nog niet gelezen zijn. De l: staat voor kenmerk, het minnetje ervoor staat voor 'voldoet niet aan'. De ^i staat voor inbox, de ^u voor 'unread'.

Probeer ook eens een zoekopdracht met deze kenmerken:
^b chats
^f verzonden berichten
^k trash
^r draft
^s spam
^t berichten met een ster

(Gelezen op: Google System Blog.)

Rennen met Google Earth (2)

Een van mijn hardlooprondjes is nu voor de eeuwigheid vastgelegd als bestand voor Google Earth. Het is een prachtig rondje langs stromend water, over de hei, door bos, deels ook over de weg.

Ondertussen heb ik ook een website ontdekt waar je van eenmaal vastgestelde paden in Google Earth achteraf de afstand kunt meten. Klik hier...

Het bovenstaande rondje wordt berekend op ruim 13 kilometer. Omdat er nogal wat slingerpaden inzitten is dat waarschijnlijk niet helemaal correct. Ach, het geeft in elk geval een indicatie.

Rennen met Google Earth...

Afgelopen maandag heb ik de N70 bij Nijmegen proberen hard te lopen. Dat ging goed tot op zo'n 13 kilometer de man met hamer toesloeg. De rest dus maar gewandeld en nog een stukje afgesneden. Het totaal is toch 20 kilometer. Ik vond een mooie Google Earth-file van de route op GPStracks.nl. Via de Panoramio-plugin toont Google Earth nog eens aantal mooie beelden van de route.

Vandaag ben ik eens gaan experimenteren met de functie 'Beeldoverlay' van Google Earth. Om een aantal knooppunten uit het wandelroutenetwerk rond mijn woonplaats Middelbeers in kaart te brengen, deed ik het volgende:
- ik scande de kaart in met de knooppunten;
- ik voegde de kaart toe als Beeldoverlay en maakte hem wat transparant;
- hierna schaalde en schoof ik de kaart zodanig dat hij één-op-één aansloot op de satelliet-foto's;
- vervolgens kon ik alle knooppunten als het ware kopiëren van de kaart;
- de Beeldoverlay heb ik hierna weer verwijderd.

Klik hier voor het resultaat. Je kunt op basis van de knooppunten zelf je route voor een loop- of renroute samenstellen. In het veld zijn de knooppunten herkenbaar aan de paaltjes met de groene bordjes met gele pijltjes.

Jammer dat je - voor zover ik weet - de Google Earth-bestanden niet kunt importeren in 'Mijn kaarten' van Google Maps (waarmee je gemakkelijker kaarten openbaar kunt maken).