16 april 2009

Posters hangen, flyers verspreiden

Het distribueren van posters en flyers voor een evenement is een tijdrovende, logistiek uitdagende operatie waarbij al snel veel kilometers gemaakt moeten worden. Vele handen maken licht werk, maar hoe coördineer je het proces met vrijwilligers? Google Docs kan daarbij ondersteunen.

Stap 1: maak in Google Docs een (spreadsheet-)bestand aan met de beoogde plak- en verdeellocaties. Deel dit bestand met iedereen die een handje wil toesteken en zorg voor een heldere instructie met een deadline.
Stap 2: alle vrijwilligers kunnen hun naam plaatsen achter de locaties die voor hen gemakkelijk bereikbaar zijn, bijvoorbeeld omdat ze voorafgaand aan de deadline toch al ter plekke of in de buurt moeten zijn voor andere activiteiten. Vrijwilligers kunnen ook potentieel interessante extra locaties toevoegen.
Stap 3: het bestand laat zien hoeveel posters en flyers elke vrijwilliger nodig heeft. De coördinator verdeelt het materiaal.
Stap 4: de vrijwilligers geven na elk verdeelmoment in het bestand aan welke locaties bereikt zijn.
Stap 5: locaties die nog openstaan na de deadline worden door een coördinator verdeeld onder vrijwilligers.

Uiteraard kan ook een andere online service voor spreadsheets of tekstverwerking gebruikt worden, zoals Zoho.com.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen