Google Drive: alles over bestanden delen

De Google-omgeving maakt het erg gemakkelijk om bestanden (of in een keer een hele map met bestanden) te delen met een of meer anderen. Zij hebben daarvoor wel een Google-account nodig. Voor het delen van bestanden met anderen is het belangrijk dat je de onderliggende principes begrijpt, anders heb je mogelijk al snel het gevoel dat je geen grip meer hebt op je bestand en waar het zich bevindt.

Bij het delen van bestanden is het belangrijk te weten dat:

• degene die het bestand heeft aangemaakt eigenaar blijft, tenzij je actief de rol van eigenaar doorgeeft;
• het oorspronkelijke bestand de enige en actuele versie is, tenzij er handmatig een kopie gemaakt wordt.

Delen van bestanden kan op twee manieren:

• via de knop 'Delen' rechtsboven in het scherm bij je tekstdocument, spreadsheet of presentatie
• in de Google Drive 'verkenner' via de rechtermuisknop op de titel of het icoon van het bestand

Je voert de namen of e-mailadressen in van degenen met wie je het bestand wilt delen: de bijdrager(s). Daarbij geef je een van deze rollen:

• de ander mag het document bewerken
• de ander mag het document van opmerkingen voorzien
• de ander mag het document alleen maar weergeven

De rol kan per persoon verschillen. Bij de bijdrager verschijnt het document in de map 'Gedeeld met mij'. De bijdrager kan het bestand in een eigen map plaatsen. Dit is dan nog steeds de enige versie met de maker als eigenaar. Verplaatsen in een map is alleen bedoeld om de vindbaarheid te vergroten.

Nadat je de ander hebt uitgenodigd kun je hem of haar ook eigenaar maken. Je bent dan zelf automatisch geen eigenaar meer, maar hebt een van bovenstaande drie rollen.

Je kunt de toegang tot het document voor de ander ook beperken tot een bepaalde periode, bijvoorbeeld 7 of 30 dagen. Dit kan nuttig zijn als je na een 'inspraakronde' zelf een definitieve versie wilt maken van een document.

Verder is er nog een optie 'Geavanceerd' (klik daarvoor op het woord). Hier kun je instellen of degene met wie je het document gedeeld hebt, het document op zijn of haar beurt weer verder mag delen of niet. Ook kun je nog wat beperkingen opleggen voor downloaden, afdrukken en een kopie maken. Dit zul je in de praktijk niet snel gebruiken.

Voor gedeelde mappen geldt: als je hierin een nieuw bestand aanmaakt, is dit automatisch voor dezelfde groep mensen beschikbaar onder dezelfde rechten.

Tot slot iets over het verwijderen van bestanden:

• Als de eigenaar een bestand weggooit, krijgt degene met wie het bestand gedeeld is een waarschuwing. Deze bijdrager kan nog een kopie maken om eventueel verder te kunnen met het bestand. Deze kopie krijgt dezelfde bestandsnaam met als toevoeging 'teruggezet'.
• Andersom: als de bijdrager het bestand weggooit ziet de eigenaar dat niet. Als eigenaar zie je dus nog steeds de naam van de ander in het lijstje staan. Wil je het bestand opnieuw delen met deze bijdrager, verwijder deze dan eerst uit de lijst van bijdragers en voeg hem of haar opnieuw toe.