Waar Google anders in is (of tot voor kort was)...

Dit schooljaar begeleid ik twee middelbare scholen bij de implementatie van de Google-omgeving op het niveau van de organisatie en didactiek van het onderwijs. Het gaat om scholen die hebben gekozen voor Chromebooks en Google Apps for Education, een pakket met toepassingen als een tekstverwerker, een elektronische leeromgeving, een agenda en e-mail.

Veel van betrokken medewerkers komen vanuit jarenlange ervaring met het Office-pakket van Microsoft, sommige zijn al bekend met het werken Office365.

Belangrijk om mee te beginnen in dergelijke trajecten, is om te kijken naar de fundamenteel andere keuzen en ideeën die in de Google-omgeving verwerkt zijn. Ik heb er tien op een rijtje gezet.

1. Vergeet de 'save' / 'opslaan'-functie. In alle applicaties wordt alles wat je doet continu opgeslagen in the cloud. Het idee is: gaat er wat mis met je computer, log in op een ander apparaat en werk verder vanaf de plek waar je gebleven was.
2. Deel wat je maakt met anderen en kies daarbij zelf het niveau:
1. maak je document voor iedereen zichtbaar (publiceren)
2. laat een of enkele mensen je document bekijken
3. laat een of enkele mensen je document van commentaar
4. laat een of enkele mensen je document mee bewerken
3. Vergeet het installeren van veiligheidsupdates en virusscanners. Bestanden (in de Drive, attachments in Gmail) worden altijd gescand met de meest actuele kennis over virussen, zonder dat je daar als gebruiker iets voor hoeft te doen.
4. Bepaal samen met andere gebruikers wat spam is. Je kunt er melding van maken als je een bericht in je e-mail als spam ervaart. Dat hoef je niet vaak te doen. Door de gezamenlijke inspanning van alle gebruikers, is het aantal spam-berichten dat de Inbox van Gmail haalt te verwaarlozen.
5. Gevorderdenfuncties zijn afwezig of wat meer verstopt. Daardoor heb je geen last van drukke werkbalken met functies die je toch nooit gebruikt.
6. Mappen zijn bij Google feitelijk geen mappen, maar labels of tags. Dat betekent dat je één bestand in meerdere mappen tegelijk kunt plaatsen (video). Als je het bestand aanpast, hoef je dat maar op één plek te doen. 
7. De uitgebreide Google-zoekfunctionaliteit (met opties) is in alle relevante applicaties beschikbaar. Zoeken gaat snel en zo specifiek gericht als je wilt.
8. De basisfunctionaliteit van de Google applicaties is uit te breiden met ‘add ons’, door derden gemaakte scripts die extra mogelijkheden bieden. Ook kun je werken met externe web based applicaties - zoals Draw.io voor het maken van flow charts - die het mogelijk maken online te werken en je bestanden rechtstreeks op te slaan in Google Drive.
9. Google integreert spraakherkenning in steeds meer toepassingen (zoals Documenten en Google Keep). Deze zin is bijvoorbeeld getypt met spraakherkenning. Aparte software is niet nodig.
10. Binnen de Google-omgeving is het redelijk gemakkelijk om informatie uit één bestand (bijvoorbeeld een spreadsheet) te importeren in een ander bestand (bijvoorbeeld een tekstdocument). Gevorderden kunnen zelfs 'live' data halen uit bronnen op het internet.

Natuurlijk heeft de Google-omgeving niet alleen maar voordelen en hebben gebruikers nog genoeg wensen voor verbetering van de gebruiksvriendelijkheid en nieuwe mogelijkheden. Het gaat erom de keuzes die Google maakt te begrijpen, voordat je je op de details stort.

Die keuzes vinden overigens vaak navolging bij andere producenten. Google was al in 2006 bezig met online tekstverwerking. De online tekstverwerker Word in Office365 volgde later. En nu komt Microsoft met Classroom. Google Classroom zag in 2014 het licht.

Uiteindelijk gaat het er natuurlijk vooral om hoe dit soort software de leraar kan ontzorgen en het leren kan verrijken. Daarover in een volgende blog meer...