Getrapt verslag

Als organisator van een conferentie of evenement wil je natuurlijk achteraf een verslag op internet beschikbaar hebben voor je deelnemers of bezoekers. Hoe pak je dat aan met de technologie die je nu tot je beschikking hebt?

Er zijn nauwelijks beperkingen in de hoeveelheid data die je tegenwoordig tijdens je event kunt verzamelen en achteraf kunt publiceren: Powerpoints, video- en/of audio-opnames, foto's, tekst... Als je alles ongeredigeerd en ongestructureerd publiceert, ontstaat voor je publiek al snel een ondoorgrondelijke brei. Breng daarom niveaus aan in je verslaglegging. Ik noem dat een getrapt verslag. Denk aan:
- een korte, perfect gemaakte sfeerimpressie in woord en beeld met de belangrijkste links voor de licht geïnteresseerde;
- uitgebreidere, meer inhoudelijke, gewoon goed gemaakte samenvattingen voor de geïnteresseerde, aangevuld met relevante links;
- een bronnenbank met pdf's, Powerpoints en andere niet geredigeerde, relevante documenten, die tijdens het event aan de orde geweest zijn voor de hevig geïnteresseerde.

Voor alles wat je publiceert geldt: manage de verwachtingen van je publiek. Zorg voor een korte, treffende beschrijving van wat de bezoeker te lezen, te zien en te horen krijgt na de klik.



Sociale media bieden daarnaast geweldige mogelijkheden je event nog lang levend te houden. Een paar voorbeelden:
- Mensen vinden het bijna altijd leuk zichzelf of hun bekenden terug te zien op een foto. Maak via fotosites als Flickr of Picasaweb een slideshow van alle gelukte foto's (de mooiste foto's staan uiteraard ook in de verslagen).
- Spreek met de deelnemers een unieke del.icio.us-tag af voor bronnen die ze op internet tegenkomen en die verband houden met (het onderwerp van) het event. Del.icio.us is - kort door de bocht - een online bak met links. Iedereen kan er eigen favorieten opslaan en er een tag (etiketje) aan toevoegen. Dat etiketje kun je als zoekwoord invoeren op de website, waarna je ook alle favorieten vindt die andere deelnemers hebben ingevoerd. Een voorbeeld van zo'n tag is 'contentmakersnl'.
- Maak een netwerkruimte aan, bijvoorbeeld op Ning of Hyves (zie voorbeeld onder de afbeelding). Deelnemers kunnen er heel laagdrempelig informatie delen en elkaar terugvinden. Meteen een mooi startpunt voor de PR voor de volgende editie van je event...

Wil je meer weten over Social Media, kom dan op 12 juni naar het Social Media Event in Utrecht.