29 januari 2007

Hoe maak je een afspraak met een grote groep mensen?

Stel, je bent met een groep van tien mensen en je wilt een datum en tijd plannen voor een bijeenkomst. De volle agenda van de hedendaagse mens kan dat verdomd lastig maken. Je hebt dat vast ook al eens meegemaakt. Daarom een paar tips.

Maak een afspraak ver van tevoren, bij voorkeur op het moment dat de hele groep fysiek (en met agenda bij de hand) bij elkaar is.

Ben je dat vergeten, gebruik dan nooit het medium e-mail. Voor je het weet buitelen de berichten over elkaar en is binnen de kortste keren zelfs de meest alerte lezer het spoor bijster.

Ga in plaats daarvan naar een van die gratis diensten op het internet die het maken van een afspraak ondersteunen, zoals 'Datumprikker'. De initiatiefnemer voor de afspraak voert hier een flink pak opties in en nodigt de anderen vervolgens uit aan te vinken welke data tot de mogelijkheden behoren. Als iedereen dat (binnen de afgesproken termijn) gedaan heeft, komt de optie waarop de meeste mensen kunnen automatisch bovendrijven.

Tot slot nog twee observaties:
1. De waarde die je hecht aan de volledigheid van de groep zou recht evenredig moeten zijn aan de afstand in tijd van de opties. Als iedereen aanwezig moet zijn, is drie maanden over het algemeen niet overdreven.
2. De (lees: mijn) ervaring leert dat hoe voortvarend je het ook oppakt er altijd last minute uitvallers èn alsnog-invallers zijn.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen