Je eigen Business Information dashboard met Google

Je ziet ze steeds vaker: digitale dashboards met diagrammen en metertjes die complexe data uit een databank of spreadsheet vertalen naar eenvoudig te begrijpen visuele informatie. Inzicht in je Business Information (BI) is gereedschap dat helpt in het (bij)sturen en beslissingen maken. Nuttig.

Getriggerd door een demonstratie van een BI Dashboard vroeg ik me af: zou ik zelf gemakkelijk zo'n dashboard kunnen bouwen met producten van Google? Enerzijds gewoon omdat het kan, anderzijds om vervolgens de vertaalslag te maken naar wat al die leraren en scholen die gebruik maken van de G Suite for Education hiermee zouden kunnen.

Het bleek verrassend simpel. Met Google spreadsheets en Google Sites maakte ik in een half uurtje een eenvoudig dashboard dat automatisch wordt ververst vanuit de data in een spreadsheet.

Stap 1: het spreadsheet
Ik ben begonnen met een eenvoudig spreadsheet waarin ik mijn hardloopkilometers bijhoud, op dit moment gekoppeld aan het doel 2017 kilometer te lopen in 2017.

Stap 2: maak een diagram
Na het selecteren van een groepje cellen (bijvoorbeeld met de gelopen afstanden per maand) kun je van de data een diagram maken. Je krijgt een suggestie voor een vorm (bijvoorbeeld een staafdiagram). Vervolgens doe je zelf de finetuning, zoals kleur, titel van het diagram en al dan niet vertonen van de onderliggende waarden. Publiceer het diagram (tenzij je je dashboard alleen zelf wilt kunnen zien op basis van je inlog in Google). Standaard staat er een vinkje voor 'Automatisch opnieuw publiceren na wijzigingen'. Laat dit staan.

Stap 3: een website
Ga naar Google Sites en maak een nieuwe website aan. Kies in het menu rechts onder Invoegen voor 'Diagrammen'. Selecteer het spreadsheet waarin je het diagram hebt gemaakt. Zijn er meerdere diagrammen aanwezig in het spreadsheet, dan krijg je een keuzemogelijkheid. Het diagram verschijnt op de website, waarna je het kunt verplaatsen en vergroten/verkleinen. Voeg andere diagrammen toe tot je klaar bent. Dat kan ook uit andere spreadsheets. Je kiest zelf de samenstelling en vormgeving. Klaar: publiceer de site en onthoud het internetadres.

Oké. Nu naar de school en de leraar. Ik zie mogelijkheden. Zoals:

• een gepersonaliseerd dashboard per leerling met bijvoorbeeld scores voor toetsen en/of informatie uit zelfrapportages (ingevuld met een Google-formulier!)
• klassendashboard
• trends in het cijfermatige deel van je evaluaties
• ...

Nerdy naschrift

Ik werk met een Garmin horloge. Na het rennen koppel ik dit horloge aan de computer. Op Garmin Connect kan ik vervolgens het totaal aantal kilometers zien. Dit cijfer voerde ik aanvankelijk handmatig in in Google Spreadsheets.

Nu heb ik Garmin Connect gekoppeld aan Strava én een account op If This Then That (IFTTT). Hiermee kun je 'Als dit, dan dat'-regels maken die werken op verschillende online diensten. Zo kun je een regel aanmaken die data van alle trainingen op je Strava-account automatisch in een Google Spreadsheet plaatst. Een kolom in dat spreadsheet betreft dan de gelopen afstand.

Het idee ontstond dit Strava-spreadsheet automatisch uit te lezen en de kolom met afstanden voortaan automatisch in het bronbestand voor mijn dashboard in te lezen. Je gebruikt daarvoor de IMPORTRANGE-formule. Die leest een dataselectie uit een andere spreadsheet in.
Vervolgens zet ik er een formule op die de totale afstand berekent. Ik moet daarvoor wel het spreadsheet op 'Verenigd Koninkrijk' zetten, omdat de IFTTT-formule alleen getallen geeft met punten (Engelse notatie). Hier kun je niet mee rekenen in een spreadsheet dat op Nederlands staat ingesteld.

Samenvattend als resultaat: ik loop een stukje, synchroniseer de horloge en alle data - nu ook de totale afstand - worden direct bijgewerkt op mijn dashboard. Je zou het bijna lui kunnen noemen.